Médecins Sans Frontières, an international humanitarian medical association created in 1971, provides medical assistance to populations whose lives are threatened: mainly in the event of armed conflicts, but also epidemics, pandemics, natural disasters or exclusion from care. The French section is present in around thirty countries.
As part of the creation of a permanent position, we are looking for a:
Executive Assistant – Medical Department M/F
Mission
The medical department aims to contribute, together with the operations department and other departments, to the social mission of the association in the following main areas:
- Co-construction of operational medical strategies
- Medical support to the field in terms of expertise, strategy, training and research
- Continuous improvement of the quality of care and respect for medical ethics
- Medical training
- Research, scientific monitoring, introduction/monitoring of medical innovations
- Internal and external advocacy on medical issues
The department is headed by a medical director and 3 deputy medical directors. The management team is completed by an executive assistant (position to be filled), a department assistant, a research coordinator and an intern. The department is made up of thematic activity centers bringing together the medical referents of the specialties concerned, mainly based in Paris and other locations in France but also in New York, Sydney, Dakar, Nairobi.
He/she assists the medical director to optimize the management of his/her activity from a relational, organizational, and administrative point of view, and takes charge of the follow-up of certain specific files entrusted to him/her. The position of Executive Assistant contributes to organizing collective reflection with a view to formalizing the department’s strategy.
Main responsibilities:
Provide strategic and organizational support to medical management :
- Provide secretarial support to the medical director (managing appointments, electronic messaging, writing emails and letters as part of monitoring various files, managing archives of essential documents)
- Assurer les coordinations et le suivi des projets ou dossiers internes et intersections qui lui sont confiés (participer à la réflexion, formalisation, lecture de documents, rédaction de note de synthèse, coordination des acteurs impliqués, capitalisation). A titre d’exemple : préparation et capitalisation d’ateliers médico-opérationnels en collaboration avec les opérations, co-construction avec l’équipe de direction d’évènements du département médical, support au montage et suivi de dossiers en mode projet.
- Prendre en charge la gestion budgétaire du département par délégation (élaboration des budgets avec la direction et les membres du département sur la base des axes stratégiques et la définition des besoins, assurer la gestion mensuelle et le suivi budgétaire, être responsable des révisés)
- Préparer les réunions internationales et être le référent sur toutes les questions des contacts internationaux du mouvement
Coordonner les informations et les activités :
- Coordonner la circulation d’informations auprès des différents interlocuteurs de MSF France, le Mouvement MSF et externes
- Organiser et assister aux réunions du département : préparation de l’ordre du jour, gérer les comptes rendus et suivre la mise en œuvre des décisions actées. Dans ce cadre, assurer le suivi des dossiers délégués et si nécessaire les relances des collaborateurs
- Organiser la sauvegarde, la hiérarchisation et le partage des informations sur le réseau en collaboration avec l’assistante de département
- Construire et mettre en œuvre avec la direction médicale et l’assistante de département la stratégie de communication du département médical en interne et externe MSF
Assurer la gestion administrative du Département en collaboration avec l’assistante de département
- Participer à la gestion administrative (plannings des absences, demandes de contrats, fiches de paie, réservations d’hôtel et billets d’avion, notes de frais, fournitures, factures, en collaboration avec l’assistante de département
- Anticiper et gérer avec les GRH les cas particuliers en veillant au respect de la politique et des procédures RH (temps partiel, personnel international)
- Participer au processus de recrutement (aide à la rédaction de l’annonce, suivi avec le service recrutement, prise de rdv…) et à l’accueil des nouveaux membres du département
- Planifier les entretiens annuels des équipes.
Profil recherché :
Formation Diplôme Bac +5 (relations internationales, RH, sciences politiques, droit, administration…) – essentiel
Expérience :
- Expérience professionnelle similaire requise de 3 ans minimum
- Expérience requise dans une structure à dimension internationale
- Expérience souhaitable en milieu associatif ou ONG
- Une expérience précédente au sein de MSF OCP est un plus (siège ou terrain)
Compétences : Maîtrise de Pack Office (Power point, Word, Excel), Internet et les réseaux sociaux.
Languages: Fluent French and English: C2 written and spoken essential
Qualities:
- Rigor, strong adaptability,
- Great organizational and autonomy skills
- Power of proposal and sense of initiative
- Ability to summarize, writing skills.
- Enjoy working in a team, good interpersonal skills
- Sense of discretion and confidentiality.
Status: Full-time permanent contract. Executive position, based in Paris. Possibility of teleworking according to the rules in force at MSF (2 days/week).
Conditions :
€47.39K gross per year over 13 months. 22 days of RTT per year. Health insurance 100% covered by Médecins Sans Frontières. Meal vouchers with a face value of €12 (60% covered by Médecins Sans Frontières). Public transport ticket 50% covered.
Position to be filled : As soon as possible.
How to apply
Please send your application (cover letter and CV) online by 02/03/2025 inclusive here:
Our desire is to promote inclusion and diversity. We also want to improve the representation of people with disabilities within our workforce.
Only candidates whose files have been selected will be contacted .
